Digital innovasjon og utvikling i Trøndelag

Ikon

Innovativ anskaffelse i Fosenregionen. Del 4a: Arbeidsprosesser og gevinstrealisering – anbudsprosessen.

Foregående artikler i serien finner du her:
Del 1 (om metoden)
Del 2 (dialogkonferansen)
Del 3 (en-til-en-møter)

 Som nevnt i del 3 konkluderte vi med at det er et behov for å gjennomføre 2 delprosjekter for å øke treffsikkerheten på kravspesifikasjon for portalløsningen som skal anskaffes. Delprosjekt kommunikasjonsstrategi omtales i en egen artikkel, under føler en beskrivelse av hva vi ønsker å oppnå i delprosjekt Arbeidsprosessanalyser- og forbedringer, og hvordan vi tenker å løse dette i praksis. Vi hadde satt opp følgende oppgaver for dette delprosjektet:

 For å kunne forbedre en tjenesteleveranse er det viktig å

  1. kartlegge arbeidsprosessen slik tjenesten leveres pr. i dag
  2. utforme en prosess slik man kunne ønske at den skulle leveres
  3. tilpasse ønsket prosess til realiteter som lover og forskrifter (gjerne beskrive hvilke hindringer disse legger for en rasjonell arbeidsprosess), organisatoriske muligheter, teknologiske muligheter mm.

 Grovt skissert så vi for oss følgende prosess i det utsendte konkurransegrunnlaget:

Skisse tjenestevalg

Vi ser så for oss at det ut fra resultater av overstående skal designes nye, velfungerende arbeidsprosesser.

Dette er et såpass krevende arbeid at vi besluttet å gå ut i markedet med en begrenset anbudskonkurranse. Anbudsforespørsel ble sendt til 4 aktuelle kandidater. Her kjørte vi også samme opplegg som vi gjorde i starten av hovedprosjektet, det vil si at vi inviterte tilbyderne til en felles tilbudskonferanse hvor leverandørene kunne stille spørsmål og avklare at de hadde forstått konkurransegrunnlaget og beskrivelse av oppdraget. Etter at de hadde levert sine tilbud ble hver enkelt av dem invitert til å presentere sin oppdragsforståelse på ½ time.

På grunnlag av innkomne tilbud og presentasjoner ble leverandør valgt påfølgende dag. Informasjon om valg ble sendt ut til alle tilbydere. Kontrakt vil bli skrevet umiddelbart etter klagefristens utløp, dvs. 14 dager etter at valget ble kunngjort. Hvem som ble valgt får du vite når klagefristen er over og kontrakten er signert. (DIFI sitt nettsted http://anskaffelser.no/ kan være til god hjelp for å velge riktig type anskaffelsesprosess.)

Det blir en utfordring å finne frem til de tjenestene som har størst gevinstpotensial ved digitalisering. Kommunene leverer i utgangspunktet ca. 230 tjenester hvorav ca. 180 er lovpålagte (i følge Kommuneforlaget sin Nasjonal tjenestekatalog). Det som blir avgjørende viktig i denne prosessen er involvering av berørte parter. Her er det mange fagansvarlige som skal høres. Videre vil det bli svært viktig at kommuneledelsen i de 7 kommunene klarer å enes om prioritering av hvilke tjenester man beslutter å digitalisere, og i hvilken rekkefølge.

Vi ser med spenning og forventning frem til hva valgt leverandør klarer å skape av resultater sammen med oppdragsgiver. Mer om det kommer i slutten av mai  i Del 4b – så følg med 🙂

PS: Vi vil gjerne ha innspill og refleksjoner på prosessen. Om du har innspill eller debattinnlegg til prosessen så finner du en diskusjonstråd på LinkedIn: Hvor starter man digitalisering av tjenester i kommunen/kommunesamarbeidet?

Advertisements

Arkivert i:DIGITAL FORVALTNING I KOMMUNENE, Uncategorized

2 Responses

  1. […] artikler i serien finner du her: Del 1 Om metoden Del 2 Dialogkonferansen Del 3 En-til-en-møter Del 4a Arbeidsprosesser og gevinstrealisering Del 4b Kommunikasjon – mål og […]

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s

%d bloggers like this: